Please note that this letter is an anonymized open letter to a German personnel manager. Therefore, it is currently only available in German. However, I am planning to translate it within the next days so make sure to re-visit in a couple of days.
Donnerstag, 1. Februar 2018
Hallo liebe Angestellte der Personalabteilungen,
es gibt zahlreiche Bewerber, welche eine große emotionale Bindung an Ihr Unternehmen und somit deren Bewerbung haben. Für diese Bewerber stellt eine Absage eine große emotionale Belastung dar.
Es ist selbstverständlich am einfachsten, vorgefertigte Absagen zu versenden. Jedoch belasten Sie die Bewerber nur unnötig mit diesen vorgefertigten und nicht aufschlussreichen Emails. Ihre interne Entscheidung müssen Sie auf keinen Fall rechtfertigen, ich denke jedoch, dass Sie sich und auch den Bewerbern eine großen Gefallen tun, indem Sie ihnen ein kurzes Feedback zu der Bewerbung geben.
Für Sie, als Mitarbeiter der Personalabteilung, sind die Fehler, welche die Bewerber begehen, mehr als selbstverständlich. Vielleicht ist der Lebenslauf des Kandidaten voller Rechtschreibfehler oder der Kandidat ist völlig über- oder unterqualifiziert. Die Wahrscheinlichkeit ist jedoch groß, dass dies dem Bewerber überhaupt nicht bewusst ist. Dasselbe gilt übrigens für die positiven Seiten. Vielleicht haben Sie soeben dem Bewerber, wessen Anschreiben das mit Abstand bester war, welches Sie dieses Jahr gelesen haben, eine Absage erteilt, senden diesem Kandidaten jedoch nur eine kalte und unpersönliche Absage. Stellen Sie sich nun vor, wie sich dieser Kandidat fühlt, nicht nur heute sondern in den nächsten Tagen oder vielleicht sogar Wochen.
Meine Bitte an alle Personaler ist die folgende: Hören Sie auf unpersönliche Absagen zu verschicken. Eine persönliche Absage schreibt sich bestimmt schneller und einfacher als Sie vielleicht denken. Aufgeteilt in zwei Abschnitte können Sie dem Kandidaten enorm bei seinen weiteren Bewerbungen helfen.
Abschnitt 1: Zwei positive Aspekte der Bewerbung
In dem ersten Abschnitt Ihrer Absage nennen Sie dem Kandidaten einfach zwei positive Aspekte seiner Bewerbung. Vielleicht hat Ihnen einfach das Design des Lebenslaufes sehr gefallen. War das Anschreiben professionell oder witzig geschrieben? Teilen Sie es dem Kandidaten kurz mit! Falls Sie denken es gibt nichts Positives an der gesamten Bewerbung, dann denken Sie wahrscheinlich falsch. Selbst wenn der Kandidat die Bewerbung einfach nur pünktlich abgeschickt hat, nennen Sie diesen positiven Aspekt.
Abschnitt 2: Drei Verbesserungsvorschläge
Nein, in dem zweiten Abschnitt nennen Sie nicht drei negative Aspekte. Stattdessen geben Sie dem, möglicherweise verzweifelten, Bewerber drei Tipps, wie er bei seiner nächsten Bewerbung bessere Chancen hat. War der Lebenslauf erstunken und erlogen? Haben Sie peinliche Facebook Bilder gefunden? Empfehlen Sie dem Kandidaten diese zu verbessern oder die Fotos zu löschen. So hat dieser bei der nächsten Bewerbung bessere Chancen.
Wenn Sie der Meinung sind, der Bewerber ist für eine Stelle völlig unqualifiziert, sagen Sie es ihm. Nennen Sie ihm mögliche Stellen, welche mehr zu seinem Profil passen. Vielleicht ist der Bewerber auch total überqualifiziert, dem Bewerber ist dies jedoch nicht bewusst. Legen Sie dem Bewerber klar dar, dass Sie denken, dass er für die Stelle überqualifiziert ist und geben Sie ihm Tipps für welche Position er sich anstatt dessen bewerben sollte.
Sie sind keine Maschine also halten Sie auch Ihren Bewerber nicht für einen Roboter, sehen Sie den Menschen in ihm und geben Sie ihm kurz und knapp ein ernstgemeintes und konstruktives Feedback. Die Bewerber werden Ihnen dankbar sein, spätestens wenn diese sich, dank Ihrer Tipps, den nächsten Job sichern. So können Sie jeden Tag das Büro mit dem Gedanken verlassen, einem oder mehreren Menschen in ihrem Leben weitergeholfen zu haben.
Mit freundlichen Grüßen,
Marius Schober